Protección de datos y correo electrónico
Las organizaciones, enviamos y recibimos una gran cantidad de correos electrónicos todos los días. Por ello debemos hacer un uso seguro del correo electrónico, ya que si bien es una herramienta de comunicación valiosa, rápida y efectiva, también es la fuente de errores de protección de datos más comúnmente reportada.
Por lo general, los errores tienden a cometerse en errores humanos cuando hay una presión de tiempo para enviar algo o cuando las personas se distraen momentáneamente. Las divulgaciones no deseadas por correo electrónico pueden tener consecuencias negativas para la empresa y los involucrados.
Errores más comunes
- Enviar un correo electrónico al destinatario incorrecto. Outlook puede intentar predecir el destinatario del correo electrónico basándose en las primeras letras de la dirección de correo electrónico.
- Adjuntar el documento o hipervínculo incorrecto a un correo electrónico.
- Reenviar una cadena de correo electrónico que contiene datos personales confidenciales a un nuevo destinatario.
- Enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios utilizando los campos «Para» o «Cc» cuando “Cco” sería más apropiado.
Siempre asegúrese de tener el destinatario correcto y, si corresponde, el archivo adjunto correcto antes de presionar «enviar». Esto es particularmente importante si está trabajando en un rol que involucra datos sensibles. Tómese el tiempo para verificar; llevará más tiempo mitigar la situación después de cometer el error.
¿Cuándo es más apropiado usar Cco que ‘Para’ o ‘Cc’?
“Cco” le permite enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios sin revelar la identidad de otros en una lista de distribución. En algunos casos donde esto revela solo las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, no será un problema. En otros casos que impliquen la divulgación de información que no hubieran sabido unos de otros, o razonablemente esperarían que no se compartiera, se debe usar “Cco”.
Además, el uso de ‘Para’ o ‘Cc’ permite a los destinatarios ‘Responder a todos’, lo que presenta riesgos adicionales de revelar información personal adicional, sensible a las posibilidades por parte de los destinatarios. Riesgos a los que no habrían estado sujetos si se utilizara la función “Cco”.
Errores por no hacer un uso seguro del correo electrónico
Si envía un correo electrónico o un archivo adjunto por error al destinatario incorrecto, pida disculpas al destinatario involuntario, pídales que eliminen el correo electrónico y los archivos adjuntos, incluidas todas las copias, y que no compartan ni divulguen más.
¿Qué puedes hacer?
Verifique los destinatarios del correo electrónico. Tenga cuidado con los nombres de «autocompletado» en su cuenta de correo electrónico. Verifique dos veces que el campo en el que se encuentran los destinatarios sea apropiado para el contexto: «Cc» o «Cco».
¿Qué hacer si recibes algo por error?
Informe al remitente que ha recibido algo por error y explique en términos generales de qué se trata (por ejemplo, el archivo adjunto es incorrecto, no el destinatario previsto). Informe al remitente que ha eliminado y no difundido más el correo electrónico o los archivos adjuntos.
Consideración de retención para correos electrónicos
La responsabilidad de su cuenta de correo electrónico recae en uno mismo. Para asegurarse de que está administrando sus correos electrónicos de manera efectiva, algunas cosas a considerar son:
Purgar elementos eliminados, enviados y de calendario más regularmente y archivar correos electrónicos que tiene la intención de mantener de una manera que pueda revisar y purgar fácilmente a intervalos establecidos, por ejemplo, rango de datos, categoría, acción o información.
Se debe evitar el uso de cuentas de correo electrónico personales para el almacenamiento de registros. Considere si los correos electrónicos deben conservarse y, de ser así, si deben agregarse a un archivo administrado centralmente.